Thủ tục sang tên sổ đỏ 2025 bạn cần biết để tránh rủi ro

Sang tên quyền sử dụng đất/nhà ở (Sổ đỏ/Sổ hồng) gồm nhiều thủ tục, quy trình. Nắm vững thủ tục sang tên sổ đỏ sẽ giúp người mua và người bán yên tâm giao dịch chuyển nhượng bất động sản.

1. Hiểu đúng về khái niệm sổ đỏ, sổ hồng

Trong thực tế, khi nói đến “sang tên sổ đỏ”, nhiều người thường nhầm lẫn giữa sổ đỏ và sổ hồng. Từ năm 2017, Bộ Tài nguyên & Môi trường thống nhất sử dụng chung một mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (màu hồng cánh sen). Tuy nhiên, trong giao dịch vẫn còn thói quen gọi “sổ đỏ” hoặc “sổ hồng”. 

Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)

• Do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành trước năm 2009.
  
• Màu đỏ, ghi nhận quyền sử dụng đất (chủ yếu đất nông nghiệp, đất ở, đất phi nông nghiệp).
  
• Không thể hiện quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình trên đất.
  
• Thường gọi tắt: “Sổ đỏ = đất”.
  

Sổ hồng (Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở)

• Do Bộ Xây dựng ban hành trước năm 2009.
  
• Màu hồng nhạt, ghi nhận quyền sử dụng đất + quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng.
  
• Thường cấp cho căn hộ, nhà phố, công trình xây dựng trên đất.
  
• Thường gọi tắt: “Sổ hồng = đất + nhà”.
  

Từ năm 2009 đến nay, Chính phủ thống nhất cấp một loại Giấy chứng nhận chung (màu hồng cánh sen). Trên sổ có cả thông tin về: đất, nhà, công trình, rừng sản xuất, cây lâu năm nếu có. Người dân vẫn quen miệng gọi là sổ đỏ (liên quan đất) hoặc sổ hồng (liên quan nhà), nhưng thực tế pháp luật chỉ có 01 loại giấy chứng nhận duy nhất.

Bảng so sánh Sổ đỏ – Sổ hồng (trước 2009)

Tiêu chí	Sổ đỏ	Sổ hồng
Cơ quan cấp	Bộ Tài nguyên & Môi trường	Bộ Xây dựng
Màu sắc	Đỏ	Hồng nhạt
Nội dung ghi nhận	Quyền sử dụng đất	Quyền sử dụng đất + quyền sở hữu nhà ở, công trình
Đối tượng thường được cấp	Đất nông nghiệp, đất ở riêng lẻ	Nhà ở (căn hộ, nhà phố), đất có công trình
Hiện nay còn giá trị không?	Vẫn có giá trị pháp lý, không bắt buộc đổi	Vẫn có giá trị pháp lý, không bắt buộc đổi

Như vậy:

• Khi nói sang tên sổ đỏ hiện nay, cần hiểu đúng là thủ tục sang tên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
  
• Tùy từng trường hợp (chỉ đất, hoặc đất + nhà), nội dung ghi trên sổ sẽ khác nhau nhưng thủ tục sang tên áp dụng chung.

2. Khái niệm sang tên sổ đỏ là gì?

“Sang tên sổ đỏ” là thủ tục pháp lý để đăng ký biến động quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất khi có sự thay đổi về chủ sở hữu. Chẳng hạn chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế… Người nhận sẽ được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tên trong sổ đỏ hoặc cấp sổ mới nếu không còn chỗ ghi trên sổ cũ. 

3. Điều kiện về thủ tục sang tên sổ đỏ 2025

Bạn sẽ sang tên hợp lệ khi thỏa các điều kiện cốt lõi:

• Nhà/đất đã có Giấy chứng nhận, không tranh chấp, không bị kê biên, còn thời hạn sử dụng (nếu là đất có thời hạn).
• Phải có giấy tờ pháp lý hợp lệ: hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, quyết định phân chia, phán quyết tòa án…
  
• Phù hợp quy hoạch, mục đích sử dụng đúng loại đất; nếu có thế chấp thì phải giải chấp/xóa đăng ký thế chấp trước hoặc thực hiện song hành theo hướng dẫn của VPĐKĐĐ & ngân hàng. (Mục “Xóa thế chấp” ở phần 5). Cách thức và thành phần hồ sơ xóa thế chấp có thể nộp trực tuyến qua Cổng DVCQG/địa phương.
• Thời hạn phải đăng ký biến động: trong đa số trường hợp là 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực (riêng thừa kế là 30 ngày từ khi hoàn tất phân chia di sản). Quá hạn có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định xử phạt đất đai hiện hành.
• Nếu thửa đất đã có bản đồ địa chính thì không cần đo đạc lại. Nếu không thì phải trích đo hoặc trích lục; chi phí tra cứu do nhà nước đảm nhiệm, nhưng nếu diện tích tăng thì phải đóng thêm tiền sử dụng đất.

4. Thủ tục sang tên sổ đỏ 2025 mới nhất

Bước 1. Công chứng hợp đồng chuyển nhượng 

• Nơi công chứng: Phòng/Văn phòng công chứng.
  
• Hồ sơ người bán & người mua (bản chính + 01 bản sao để đối chiếu):
  +) CCCD/Hộ chiếu;
  +) Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
  +) Sổ đỏ/GCN;
  +) Hợp đồng, phụ lục (nếu có);
  +) Giấy tờ tài sản riêng/chung;
  +) Văn bản ủy quyền (nếu nhờ người khác ký).
  
• Phí công chứng: tính theo giá trị hợp đồng theo Biểu phí Thông tư 257/2016/TT-BTC (ví dụ 03–05 tỷ: 3,2 triệu + 0,04% phần vượt 05 tỷ; trên 100 tỷ: 32,2 triệu + 0,02% phần vượt, tối đa 70 triệu/trường hợp). Công chứng còn thu thù lao soạn thảo, sao y, lưu trữ… theo thực tế tùy từng thời điểm.
  

Bước 2. Kê khai & nộp thuế, lệ phí

Nộp tại Chi cục Thuế (nhiều địa phương thực hiện liên thông sẽ nộp ngay tại Bộ phận Một cửa/VPĐKĐĐ).

• Thuế TNCN (người bán): 2% giá chuyển nhượng ghi trên hợp đồng (trừ trường hợp đủ điều kiện miễn: chuyển nhượng duy nhất nhà/đất ở, tặng cho/thừa kế giữa vợ–chồng, cha mẹ–con, ông bà–cháu, anh chị em ruột…). Hướng dẫn bởi Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Lệ phí trước bạ (người mua): 0,5% x giá tính LPTB. Giá tính lấy theo bảng giá đất/giá nhà của UBND tỉnh tại thời điểm kê khai; nếu giá hợp đồng cao hơn thì tính theo giá hợp đồng. Nghị định 10/2022/NĐ-CP (được sửa đổi 2025), Thông tư 13/2022/TT-BTC hướng dẫn cách xác định tỷ lệ chất lượng còn lại với nhà ở.
• Hồ sơ thuế phí thường có: Tờ khai thuế TNCN mẫu 03/BĐS, Tờ khai lệ phí trước bạ mẫu 01/LPTB, hợp đồng công chứng, GCN, CCCD, giấy tờ quan hệ thân nhân (nếu xin miễn). (Tên biểu mẫu cập nhật theo cơ quan thuế địa phương; khi nộp “liên thông” bạn sẽ được phát mẫu chuẩn).
  

Bước 3. Đăng ký biến động (sang tên)

• Nơi nộp: VPĐKĐĐ/Chi nhánh, Bộ phận Một cửa cấp huyện/quận; một số nơi nhận tại UBND cấp xã theo cơ chế ủy quyền.
  
• Hồ sơ:
  
  1. Đơn đăng ký biến động (mẫu do VPĐKĐĐ phát – hiện nhiều nơi đã cập nhật hệ thống biểu mẫu theo Luật Đất đai 2024, thay thế bộ biểu mẫu cũ);
     
  2. Hợp đồng công chứng/giấy tờ chuyển quyền;
     
  3. Bản chính GCN;
     
  4. Tờ khai thuế, LPTB + chứng từ nộp;
     
  5. Sơ đồ/biên bản xác định hiện trạng (nếu có tách/hợp thửa);
     
  6. Giấy tờ khác theo yêu cầu từng trường hợp.
     
• Thời hạn giải quyết: theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (phân cấp – cải cách thủ tục hành chính), nhiều thủ tục không quá 08 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ (không tính thời gian nghĩa vụ tài chính, đo đạc, xác minh, ngày nghỉ). Địa phương có thể công bố quy trình nội bộ và thời hạn cụ thể trên Cổng DVC/niêm yết tại Bộ phận Một cửa.
  

Bước 4. Nhận sổ

• Nhận Sổ/GCN đã cập nhật tên chủ mới hoặc GCN mới cấp (khi có thay đổi hình dạng/thông tin cần cấp mới). 
• Một số trường hợp đăng ký biến động buộc phải cấp mới GCN theo quy định về “trường hợp phải cấp mới” (ví dụ tách/hợp thửa, chứng nhận tài sản gắn liền với đất…). 

4) Thủ tục sang tên sổ đỏ 2025 gồm những chi phí nào?

Thuế TNCN (bên bán): 2% giá chuyển nhượng

Lệ phí trước bạ (bên mua): 0,5% x giá tính LPTB (theo hợp đồng hoặc theo bảng giá nhà-đất của tỉnh, tùy trường hợp; nhà ở tính thêm “tỷ lệ chất lượng còn lại”). 

Phí công chứng: theo TT 257/2016 (tính theo bậc giá trị hợp đồng), cộng thù lao soạn thảo, lưu trữ… 

Phí thẩm định hồ sơ/đăng ký biến động, lệ phí cấp GCN: do HĐND tỉnh quy định – mỗi nơi khác nhau, thường từ vài chục đến vài trăm nghìn đồng/hồ sơ.

Chi phí đo đạc/khoanh vẽ (nếu cần tách/hợp thửa, sai lệch ranh mốc…): mức thu do địa phương ban hành, chênh lệch theo diện tích & độ phức tạp. 

Ví dụ tính nhanh để bạn đọc hiểu

• Căn nhà phố chuyển nhượng 10 tỷ
  
  • Thuế TNCN (bên bán chịu): 2% × 10 tỷ = 200 triệu
    
  • Lệ phí trước bạ (bên mua chịu): 0,5% × giá tính LPTB (nếu HĐ 10 tỷ > giá tỉnh → lấy 10 tỷ) = 50 triệu
    
  • Phí công chứng (xấp xỉ theo bậc 5–10 tỷ của TT 257): ~3–6 triệu + thù lao
    

Lưu ý: Một số miễn, giảm về lệ phí trước bạ có hiệu lực từ 01/7/2025 theo Nghị định 175/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 10/2022/NĐ-CP. Để đảm bảo chính xác nhất bạn nên tra cứu danh mục miễn tại thông báo/chính sách địa phương trước khi nộp.

5) Trường hợp đặc biệt đặc thù cần lưu ý trước khi sang tên số đỏ

a) Bất động sản đang thế chấp

Cần xóa đăng ký thế chấp trước khi sang tên (hoặc thực hiện cùng quy trình theo hướng dẫn của VPĐKĐĐ & ngân hàng).

Hồ sơ xóa thế chấp: Phiếu yêu cầu xóa đăng ký; văn bản đồng ý xóa/giải chấp của bên nhận bảo đảm (ngân hàng); bản chính GCN; giấy ủy quyền (nếu có)… Có thể nộp trực tuyến trên Cổng DVCQG. Thời hạn xử lý thường không quá 03 ngày làm việc khi hồ sơ hợp lệ.

b) Tặng cho/Thừa kế giữa người thân

Miễn thuế TNCN và lệ phí trước bạ khi tặng cho/thừa kế giữa: vợ–chồng; cha mẹ – con; ông bà – cháu; anh chị em ruột, nếu có đủ giấy tờ chứng minh quan hệ. 

c) Mua căn hộ từ chủ đầu tư (chuyển nhượng lần đầu)

Thông thường bạn không làm sang tên sổ đỏ mà làm đăng ký cấp GCN lần đầu (sau khi bàn giao & đủ điều kiện cấp). Tuy nhiên, nếu là chuyển nhượng hợp đồng mua bán (CHNMBB) trước khi nhận sổ, quy trình/thuế phí sẽ khác (phí công chứng/chứng thực CHNMBB; thuế TNCN 2% trên giá chuyển nhượng HĐ…). 

Hãy kiểm tra hướng dẫn của CĐT và cơ quan thuế địa phương để chắc chắn nhất và không gặp rủi ro.

6) Lỗi thường gặp & cách tránh chế tài phạt

– Chậm đăng ký biến động quá 30 ngày → có thể bị phạt tiền theo quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực đất đai (mức phạt phụ thuộc thời gian chậm, khu vực, diện tích…). Giải pháp: thực hiện hồ sơ ngay sau công chứng, chuẩn bị đủ chứng từ thuế phí để tránh kéo dài.

– Giá hợp đồng quá thấp so với bảng giá tỉnh → cơ quan thuế ấn định tính theo giá tỉnh (hoặc yêu cầu xác minh) → lệ phí trước bạ có thể không tính theo giá HĐ. Giải pháp: thỏa thuận giá đúng thực tế, tham chiếu bảng giá đất/giá nhà địa phương.

– Hồ sơ thiếu (thiếu giấy đăng ký kết hôn, thiếu giải chấp, thiếu tờ khai…) → trả hồ sơ, mất thời gian. Giải pháp: rà soát kỹ lưỡng, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi làm sang tên sổ đỏ.

7) Cách nộp hồ sơ: Trực tiếp & Trực tuyến

• Trực tiếp: tại VPĐKĐĐ/Chi nhánh hoặc Bộ phận Một cửa cấp huyện/quận; một số nơi nhận tại UBND xã theo phân cấp. Thời hạn giải quyết hồ sơ sang tên phổ biến không quá 08 ngày làm việc (không tính thời gian nghĩa vụ tài chính/đo đạc).
• Trực tuyến: một số khâu (nộp thuế, xóa thế chấp, theo dõi tiến độ) có thể thực hiện qua dichvucong.gov.vn và cổng DVC địa phương

Trên đây là toàn bộ quy trình, thủ tục sang tên sổ đỏ, người mua hay người bán cần nắm thật vững để tránh mất thời gian cũng như rủi ro khi chuyển nhượng. Lưu ý sẽ có nhiều thay đổi tùy theo từng thời điểm vì vậy bạn đọc cần kiểm tra kỹ lưỡng để mọi việc “đầu xuôi đuôi lọt”.